Chargé de projet événementiel (H/F)

Au sein de l’INSU, l’apprenti-e aura pour projet d’apprentissage l’organisation d’événements, séminaires et colloques scientifiques, ainsi qu’une partie de la communication associée.
Pour cela, elle ou il travaillera en étroite collaboration avec les autres membres du pôle administratif.

Les missions principales confiées à l’apprenti-e seront les suivantes :
- Gestion et suivi d’événements/séminaires/colloques scientifiques :
o Recherche de prestataires, réservation et validation des devis/commandes (salle, traiteur,
hôtel, …)
o Gestion des inscriptions, relances et confirmation
o Participation aux réunions de préparation
o Gestion sur place de l’événement
o Création, selon la charte graphique du CNRS et de l’INSU, des visuels utilisés pour les
événements (invitation, programme, signalétique, présentation power point, …)
- Communication
o Réalisation d’interviews pendant les événements et mise en forme des vidéos quand cela est
nécessaire
o Rédaction de contenus (articles/post) liés aux événements
o Mise à jour ponctuelle du site internet de l’Institut
o Mise en place de questionnaire/formulaire en ligne et analyse des résultats

Dans un premier, l’apprenti-e travaillera sous la responsabilité de la responsable du pôle administratif puis lorsqu’il ou elle aura acquis assez d’autonomie, il ou elle pourra prendre en main la gestion des événements en intégralité mais toujours sous le couvert de sa responsable.
L’apprenti-e devra participer aux évènements et des déplacements seront donc à prévoir. Les déplacements sont pris en charge par l’INSU.

Événements prévus pour le moment : colloque scientifique sur 3 jours en novembre à Paris, organisation du repas de Noël à Paris, journées des nouveaux entrants au 1er semestre 2027 en Ile-de-France, réunion des responsables administratifs en juin 2027 et des séminaires de direction répartis sur l’année.
L’apprenti-e pourra être force de proposition pour toute autre activité dans ces domaines et pourra être amené-e à travailler sur des dossiers administratifs avec la responsable du pôle tels que la préparation de documents sur les laboratoires (indicateurs, bilan financier, …) ou la réalisation de fichier excel selon les demandes et les besoins de la direction, et en accord avec la formation théorique de l’apprenti.e.
Durant ces 2 années d’apprentissage, l’apprenti-e pourra appliquer les cours théoriques qu’il aura eu concernant la conception et la production d’un événement mais également ses cours concernant les outils de communication tels que les techniques d’interviews et les droits à l’image associés et les logiciels de création visuelle.