Apprenti H/F Assistant (e) de direction

Au sein du bureau de gestion des personnels spécialisés (BGPS), l’apprenti (e) est placé auprès du chef de bureau et de son adjointe. Il travaille en collaboration avec l’assistante de direction du bureau et les chefs de section. Il contribue au bon fonctionnement administratif du bureau, à la fluidité des échanges internes et à l’appui aux actes de gestion courante des ressources humaines. 

Il intervient dans un environnement administratif exigeant, au contact d’interlocuteurs variés.

L’apprenti(e) participe à l’organisation quotidienne de l’activité du bureau, en assurant des missions d’assistance administrative, de secrétariat, d’élaboration et de suivi documentaires.

Il contribue également à la préparation, au suivi et à la fiabilisation d’informations utiles au pilotage du bureau, dans le respect des règles de confidentialité propres à l’administration et aux ressources humaines.

Activités principales :

1- Assistant de direction 

L’apprenti(e) pourra être amené à :

- Assurer accueil téléphonique et physique.

-Préparer les dossiers nécessaires aux réunions : ordre du jour, documents de travail, supports, comptes rendus simples.

-Suivre les réunions des commissions administratives paritaires (CAP) et de celle des groupes de travail (GT) de différentes thématiques.

-Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des documents du bureau.

-Participer au suivi des échéances administratives et signaler les points de vigilance.

-Contribuer à la circulation de l’information entre les différentes sections.

2- Assistance et appui à la gestion des ressources humaines 

L’apprenti(e) pourra participer à :

- Mise à jour de tableaux/organigrammes.

- Préparation de documents liés à l’accueil de nouveaux agents.

- L’appui au suivi des campagnes RH : congés, télétravail, …

3- Contribution au fonctionnement collectif du bureau

L’apprenti(e) pourra également :

- Participer à l’amélioration des outils de suivi administratif.

- Proposer des modèles de documents ou des procédures simples.

- Participer à des actions ponctuelles de modernisation ou de simplification administrative.