Assistant(e) au secrétariat de direction du directeur général de la cohésion sociale

Au sein du cabinet de la Direction Générale de la Cohésion Sociale (DGCS), l'apprenti(e) sera intégré(e) dans le pôle composé de 2 assistantes travaillant en étroite collaboration avec le directeur général, es deux chefs de service et le directeur de cabinet.  

Sous l’'autorité du Directeur de Cabinet, les assistantes de direction ont en charge la gestion et le suivi de l'un des périmètres  de la direction générale ( DG et des deux chefs de services). Afin de privilégier la polyvalence et le partage des tâches, les activités transverses au pôle sont réparties entre toutes les assistantes chaque semaine.

Activités principales :
Sous la supervision d'une assistante de direction, maître d'apprentissage, l'apprenti(e) :

- Gère la planification des agendas du directeur général de la cohésion sociale, du directeur de cabinet et de 2 chefs de service ;
- Gère la réception des appels téléphoniques et en assure le filtrage ;
- Assure l'accueil physique des visiteurs ;
- Gère la boîte mél du secrétariat mutualisé ;
- Prépare l'organisation des réunions (salles, horaires, éventuels invités et matériel - y compris audio, data et visio conférence -) et assure la préparation des réunions (constitution de dossiers, liste des participants et accueil de rencontres et manifestations) ;
- Met au point et tient à jour et à disposition les informations utiles (fichiers contacts, listes de diffusion) ;
- Apporte un appui pour la rédaction et la mise en page de documents de présentation, courriers, notes, tableaux, documents divers, des notes d'analyse et de prospective ;
-Tient à jour le tableau des congés ;
- Fournit une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
- Suit la gestion du courrier et des parapheurs : enregistrement des courriers à l'arrivée et au départ, assurer le suivi de tout courrier, note, parapheur,
- Prend en charge les aspects logistiques (mobilier, commande de fournitures, badges) et les moyens matériels notamment au classement et archivage (papier et numérique),
- Prépare les déplacements (réservation des billets, préparation des ordres de mission et des états de frais) (logiciel CHORUS DT de déplacements temporaires)

- Spécificités du poste / Contraintes : 

•  mutualisation des tâches avec les deux assistantes titulaires