Assistant (e) de direction (Apprentissage)

Sous la responsabilité  du directeur régional adjoint, responsable du pôle C, l’apprenti(e) est placé auprès de la direction du pôle C et travaille en lien étroit avec les responsables de gestion RH. Il contribue au bon fonctionnement administratif du pôle, à la fluidité des échanges internes et à l’appui aux actes de gestion courante des ressources humaines. Il intervient dans un environnement administratif exigeant, au contact d’interlocuteurs variés : encadrement, agents du pôle, services supports de la DREETS, partenaires institutionnels et, ponctuellement, usagers ou services extérieurs. L’apprenti participe à l’organisation quotidienne de l’activité du pôle CCRF en assurant des missions d’assistance administrative, de secrétariat, de suivi documentaire et d’appui à la gestion RH. Il contribue notamment à la préparation, au suivi et à la fiabilisation d’informations utiles au pilotage du service, dans le respect des règles de confidentialité propres à l’administration et aux ressources humaines.

Activités principales. 
1.Assistance de direction : 
L’apprenti pourra être amené à :
Assurer l’accueil téléphonique et physique de premier niveau.
Gérer, filtrer et orienter les demandes entrantes.
Organiser et suivre les agendas, réunions, déplacements ou rendez-vous.
Préparer les dossiers nécessaires aux réunions : ordre du jour, documents de travail, supports, comptes rendus simples.
Assurer le classement, l’archivage et la mise à jour des documents du pôle.
Participer au suivi des échéances administratives et signaler les points de vigilance.
Contribuer à la circulation de l’information entre les différents services.
2. Assistance et appui à la gestion des ressources humaines :
Sous l’autorité ou en appui des responsables de gestion RH, l’apprenti pourra participer à :
La mise à jour de tableaux de suivi RH : effectifs, absences, formations, mobilités, arrivées et départs.
La préparation administrative des dossiers liés aux agents.
Le suivi des demandes de formation, convocations, attestations ou documents associés.
L’appui au suivi des campagnes RH : télétravail, temps de travail, congés, etc.
La constitution et la vérification de dossiers administratifs.
La préparation de documents liés à l’accueil de nouveaux agents.
La diffusion d’informations RH internes, sous validation de la responsable.
Le classement et l’archivage de documents RH, dans le respect de la confidentialité.
3. Contribution au fonctionnement collectif du pôle
L’apprenti pourra également :
Participer à l’amélioration des outils de suivi administratif.
Proposer des modèles de documents ou des procédures simples.
Contribuer à la mise à jour d’espaces partagés ou bases documentaires.
Aider à l’organisation logistique d’événements internes, réunions de service ou temps collectifs.
Participer à des actions ponctuelles de modernisation ou de simplification administrative.