Apprenti – Assistant administratif (F/H)

Au sein du service de la création artistique, l’apprenti intègre une équipe d’assistants administratifs, placés sous l’autorité de la responsable de coordination administrative et financière.

L’apprenti aura un rôle essentiel pour le fonctionnement du service en participant à la gestion du secrétariat partagé du service :

• accueil téléphonique, délivrance d’informations de 1er niveau ;
• traitement du courrier entrant et sortant et des courriels de la messagerie fonctionnelle du service ;
• gestion d’agenda et organisation de réunions complexes réunissant plusieurs conseillers et partenaires externe ;
• gestion logistique pour des réunions, des commissions ou des déplacements (réservation de salles ou de véhicules, organisation de visioconférence, gestion des frais de déplacement, etc.) ;
• rédaction de courrier simple et mise en forme de documents administratifs ;
• classement et archivage des dossiers.

En appui aux conseillers du service, l’apprenti sera également chargé du traitement administratif des demandes de subventions dans le secteur du spectacle vivant et des arts visuels, consistant à

• vérifier la complétude des dossiers de demande de subvention et solliciter les pièces complémentaires le cas échéant (utilisation de la plateforme Démarche numérique) ;
• engager financièrement les dossiers en les transmettant au service financier (utilisation de l’application Espace subvention) ;
• mettre à jour les différents tableaux de suivi des dossiers de subvention. 

L’apprenti pourra également être associé à d’autres projets transversaux du service de la création artistique.