CHARGE(E) DE COMMUNICATION EVENEMENTIELLE

Le pôle Communication-Audiovisuel est sous l’autorité hiérarchique de la directrice générale adjointe chargée de l’Administration générale. 

Sa mission principale est le développement de l’image de l’INSEP par la production de supports marketing et de communication graphique et audiovisuelle permettant la promotion des expertises, des projets et de la marque INSEP, en cohérence avec les orientations stratégiques de l’établissement.

Rattaché(e) à l’unité communication, l’alternant(e) interviendra principalement sur les projets événementiels de l’établissement, tout en apportant un appui transversal aux actions de communication (digital, contenus, relations médias).

• Missions et activités du poste :

   

Conception et pilotage des projets événementiels :

• Être force de proposition dans la création de formats événementiels innovants, en cohérence avec le plan de communication, les enjeux institutionnels et l’actualité sportive
• Participer à la conception éditoriale et opérationnelle des événements (objectifs, cibles, formats, déroulés, expériences proposées)
• Contribuer à la structuration d’une offre événementielle adaptée à la diversité des publics (interne, grand public, partenaires, institutionnels, scientifiques…) 

Organisation et mise en œuvre opérationnelle :

• Assurer la coordination globale des événements (logistique, planning, coordination des intervenants et prestataires)
• Participer à l’organisation de formats variés : Événements institutionnels ; événements scientifiques ; événements grand public ou internes ; événements partenaires et corporate
• Préparer les outils nécessaires au bon déroulement : rétroplanning, feuilles de route, briefs, éléments de langage
• Assurer une présence opérationnelle sur site (avant / pendant / après) 

Gestion des parties prenantes et activation :

• Assurer la coordination des différents acteurs impliqués : équipes internes, sportifs, encadrants, partenaires, prestataires
• Participer à la mobilisation des sportifs de haut niveau dans les dispositifs événementiels (interventions, rencontres, valorisation)
• Contribuer à l’activation des partenaires dans le respect des engagements et des enjeux de visibilité 

Valorisation et communication des événements :

• Contribuer à la promotion des événements (réseaux sociaux, site web, supports internes)
• Participer à la production de contenus liés aux événements (avant / pendant / après : photos, vidéos, live, interviews…)
• Assurer un appui à la médiatisation des événements (relations presse, accueil journalistes, suivi sur site)
• Participer à la mesure et au bilan des actions événementielles (retombées, visibilité, engagement) 

Assistance à la coordination et à la gestion des relations avec les partenaires :

• Aide à la gestion et suivi des demandes d'activations sur site
• Participer activement à la coordination opérationnelle et au suivi des relations avec les partenaires, en lien étroit avec les équipes en interne,
• Participer à la réception et au bon traitement des demandes des partenaires.
• Suivre le bon déroulement des activations et développer des bilans post-activation (retours partenaires, points d’amélioration, valorisation des actions).
• Coordination avec les équipes internes, facturation
• Participer au suivi administratif des partenariats : devis, bons de commande, conventions Participer au suivi de la facturation et à la conformité des éléments financiers liés aux activations et/ou contrats
• Mettre à jour les outils de suivi
• Contribuer à la formalisation et au suivi des contrats (engagements, livrables, échéances).
• Veiller au respect des contreparties partenaires prévues contractuellement
• Aide à la valorisation des offres auprès de nouveaux partenaires

Appui transversal à l’unité communication :

• Participer à la gestion quotidienne des projets de communication de l’unité
• Contribuer au suivi des sollicitations médias et à la revue de presse
• En appui ou en relais, assurer un premier niveau de gestion des demandes presse, notamment en contexte événementiel
• Participer à la couverture de l’actualité de l’INSEP (sportive, institutionnelle, scientifique).