Alternance : Assistant(e) administratif(ve) et coordination interne (H/F)

L’alternant(e) Assistant administratif et coordination interne intervient en support des activités administratives et organisationnelles de l’entreprise, en lien direct avec la Responsable Marketing.

Il/elle évolue dans un environnement PME, nécessitant polyvalence, autonomie et capacité d’adaptation.

Au quotidien, il/elle assure la gestion administrative courante : traitement du courrier entrant et sortant, rédaction de documents, classement et archivage des dossiers. Il/elle contribue également au suivi de gestion en participant à la saisie des notes de frais, au contrôle de certaines factures et à la mise à jour de tableaux de suivi (commandes, dépenses, consommations). 

L’alternant(e) joue un rôle clé dans la coordination interne. Il/elle centralise les demandes des équipes, assure leur suivi et facilite la communication entre les différents interlocuteurs internes et externes. Il/elle intervient aussi en support logistique : gestion des fournitures, suivi des équipements, coordination avec les prestataires et participation à l’organisation d’événements ou de formations. 

Par ailleurs, il/elle apporte un appui aux équipes commerciales en répondant à des demandes simples (envoi de documents, besoins ponctuels) et participe à la gestion administrative des formations (inscriptions, logistique, accueil). 

En complément, l’alternant(e) peut être amené(e) à contribuer à des missions transverses telles que la création de supports de communication, l’amélioration des procédures internes ou la participation à des projets liés à l’organisation ou aux ressources humaines. 

Missions : 

• • Suivre le matériel et les équipements. (imprimantes, machine à affranchir, consommables)
  • Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, envoi, suivi).
  • Assurer le classement, l’archivage et l’organisation des documents (papier / serveur)
  • Rédiger ou mettre en forme des courriers, mails et documents administratifs.

  • Gérer les commandes de fournitures et consommables. (bureau, boissons, pharmacie, etc.

  • Coordonner certaines interventions ou besoins avec les prestataires/fournisseurs.
  • Participer au suivi administratif de sujets liés au fonctionnement courant de l’entreprise.
  • Vérification factures ESAT
  • RSE (Ecovadis, Rassembler les certifications, Le DUE, Rapport RSE)
  • Mise en place d'amélioration : carton, emballage
  • Gestion des formations SST et EPI, autorisation électrique
  • La gestion des prestataires du bâtiment
  • Participation à la création / mise en forme de contenus ou supports de communication.
  • Mise à jour, formalisation et amélioration de procédures internes.
  • Participation à la création / mise en forme de contenus ou supports de communication.

    Compiler les justificatifs et saisir les notes de frais. 

    Vérifier certaines factures (fournisseurs / sous-traitants) et assurer leur suivi administratif.

    Suivre des tableaux de suivi (commandes, dépenses courantes, consommations, etc.).

    Participer au suivi administratif de réservations (hôtels, déplacements) et de leur facturation.

    Gérer l’administratif des formations (contrats, inscriptions, logistique, accueil des participants).

    Participer à l’organisation logistique d’événements internes et externes.

    Répondre aux demandes simples des équipes commerciales (envoi de documentation, besoins ponctuels).

    Assurer un support de coordination avec différents interlocuteurs internes/externes.

Secteur: Commerce de gros et Import/export Poste: Agent administratif et gestion (H/F) Temps Plein Profil:

Formation :
Préparation d’un BAC + 3, Bac +4 (Office Manager)
Prérequis :
Permis B obligatoire (en cours de validité).

Compétences techniques :
- Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint).
- Utilisation efficace des outils collaboratifs (Outlook, Teams, SharePoint) pour la communication et la coordination d’équipe.
- Aisance dans la gestion administrative et le suivi de dossiers.
- Bonne capacité rédactionnelle (mails, courriers, comptes rendus simples).
- Anglais intermédiaire apprécié.

Compétences comportementales :
- Rigueur et sens de l’organisation.
- Polyvalence et capacité d’adaptation (environnement PME).
- Autonomie et prise d’initiative.
- Bon relationnel et sens du service.
- Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à prioriser.
- Discrétion et fiabilité dans le traitement des informations