APPRENTI(E) AU CABINET DE LA DIRECTION DE L'IHEMI

Le cabinet de l'IHEMI recrute, à compter de septembre 2026, un(e) apprenti(e) de préférence niveau BTS ou licence professionnelle (assistanat, gestion administrative, secretariat). Celui-ci ou celle-ci a vocation à assurer le bon fonctionnement administratif et logistique du cabinet tout en contribuant à la structuration et à l’amélioration des outils de travail sur le site de l’École militaire.

Le/la apprenti(e) sera directement rattaché(e) à la cheffe de cabinet. 

Organisation du poste

• 70 % : missions d’assistanat de cabinet
• 30 % : missions de structuration des outils et des méthodes

Ces deux volets sont distincts et organisés dans le temps.

Missions

1. Assistanat de cabinet (prioritaire)

• Gestion et coordination de l’agenda de la direction
• Organisation des réunions (convocations, préparation des dossiers, logistique)
• Suivi des circuits de validation (notes, courriers, conventions)
• Tenue et mise à jour de tableaux de suivi (décisions, échéances, projets)
• Gestion des sollicitations entrantes (tri, orientation, préparation des réponses simples)
• Appui à l’organisation des déplacements (réservations, ordres de mission, suivi administratif)
• Mise en forme, relecture et enregistrement de documents

2. Structuration des outils et des méthodes (cadrée)

• Organisation et rationalisation des arborescences de dossiers du cabinet
• Mise en place de règles simples et homogènes de classement et de nommage
• Création et mise à jour de modèles Word (notes, courriers, comptes rendus avec styles structurés)
• Structuration de tableaux de suivi (Excel) fiables et exploitables
• Harmonisation des formats de documents utilisés au sein du cabinet
• Appui à la simplification et à la dématérialisation de procédures internes simples

Modalités d’exercice

Les missions de structuration (bloc 2) sont réalisées sur des plages identifiées et validées par la cheffe de cabinet. Elles ne se traitent pas en continu mais dans un cadre organisé.

Il/elle aura l'occasion d'assister à des conférences de haut niveau dans les domaines de la sécurité, de la justice et de la défense. 

Il/elle pourra ainsi renforcer sa culture et sa connaissance globale des acteurs et des entités impliqués dans ces domaines.